Outlook bureau et la gestion des tâches avec To Do M365

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Cette formation va au-delà des fonctions offertes par Outlook, elle propose des techniques et des méthodes afin d’optimiser la gestion de votre temps :

- Connaitre tous les outils afin de maximiser le traitement de vos courriels et les tâches qui s’y raccordent.

- Gérer efficacement votre emploi du temps maximisant votre utilisation du calendrier, en créant un calendrier pour gérer vos tâches, en utilisant l’application To-Do, etc.

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Préalable

• Windows
• Base d’Outlook

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Contenu du cours

Gérer vos courriels de façon efficace pour ne rien oublier et tout retrouver ​

- Modifier l’affichage de vos courriels  

• Désactiver la boite de réception Prioritaire
• Modifier l’affichage :  Compacter, Unique, Aperçu
• Regrouper les courriers par conversation ou individuel
• Modifier l’aperçu des courriels
• Organiser vos courriels
• Modifier la disposition du volet de lecture
• Insérer la barre de tâches  
• Filtrer et trier les courriels

- Maximiser vos recherches  

- Marquer comme non lu

- Ajouter un indicateur à un courriel (Assurer un suivi)

- Création d’une tâche automatiquement

- Supprimer un indicateur à un courriel

- Déplacer vers

- Utiliser le classement par catégorie

- Créer, modifier et supprimer des règles de courriels

- Définir et attribuer une action rapide

- Créer un dossier de recherche (Menu Dossier, Bouton dossier de recherche)

- Créer une mise en forme personnalisé pour modifier la couleur de la police d’un courriel selon la catégorie choisie

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A partir d'un courriel reçu

- Convertir un courriel en tâches

- Convertir un courriel en rendez-vous

- Notifier un courriel

- Partager dans Teams

- Créer une réunion

- Transférer en tant que pièce jointe

- Envoyer un courriel dans un bloc-notes (One Note)

- Répondre par un message instantané (Teams)

- Modifier un message reçu

- Renvoyer le message

Création d'un Courriel

- Enregistrer un courriel comme modèle qui inclus une ou des pièces jointes  

- Créer un courriel à partir d’un modèle (Formulaire)  

- Découvrir le bouton « Afficher les modèles »

- Découvrir le bouton « QuickPart »  

- Créer Insérer un sondage « FORMS » dans un courriel

- Insérer une plage de votre calendrier dans un courriel

- Différer la livraison  

- Envoyer les réponses à

- Enregistrer comme brouillon

Maximiser l’utilisation de votre calendrier afin de maximiser votre temps

- Se déplacer dans le navigateur de date et revenir à la date d’aujourd’hui

- Modifier les affichages du calendrier

- Modifier l’échelle de temps de votre calendrier

- Insérer la liste de vos tâches à votre calendrier

- Afficher un rv comme libre, disponible, travaille ailleurs, provisoire, occupé, absent

- Modifier un rappel

- Créer des rendez-vous périodiques

- Attribuer une couleur à vos rendez-vous (Catégoriser/Classer)

- Mettre un RV en privé

- Utiliser l’Assistant Planification

- Créer un calendrier

- Afficher les 2 calendriers côte à côte

- Créer un rendez-vous dans le nouveau calendrier

Utiliser l’application « to do » pour gérer vos taches dans Outlook

- Découvrir les avantages d’utiliser cette application pour la gestion de vos tâches

- Afficher vos tâches

- Créer et personnaliser une tâche

- Trier vos tâches

- Imprimer une liste de tâche

- Créer une liste de tâches thématiques et Créer un groupe de liste thématiques

- Partager une liste

- Accéder à vos tâches via TEAMS

- Convertir une conversation TEAMS en tâche

Si le temps le permet :

Utiliser l’application «planner» de M365 si vous gérez beaucoup de taches

- Qu’est-ce que Planner?

- Découvrir les avantages d’utiliser cette application pour la gestion de vos tâches et celles d’une équipe

- Ouvrir Planner

- Afficher et consulter les plans de travail existants

- Créer un plan de travail personnel

- Créer un plan de travail pour une équipe TEAMS

- Peaufiner le plan

• Créer des compartiments
• Créer une tâche
• Peaufiner une tâche
• Modifier l’affichage du tableau (regrouper par)
• Filtrer les tâches
• Faire afficher les tâches sous forme grille, graphiques, calendrier
• Partager le plan
• Paramétrer le plan
• Ajouter le calendrier du plan dans votre liste de calendrier Outlook
• Effacer un plan

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